1. Tiếp xúc với khách hàng, chủ đầu tư, Ban quản trị của tòa nhà

– Tiếp nhận thông tin sơ bộ về nhu cầu khách hàng, thông qua cấp trên, đối tác, phương tiện thông tin đại chúng và các nguồn khác

– Gặp gỡ trực tiếp khách hàng, trao đổi về nhu cầu của khách hàng và khả năng cung cấp dịch vụ đáp ứng nhu cầu của khách hàng

– Gặp gỡ và trao đổi với khách hàng về phương án quản lý, bảo vệ phương án và điều chỉnh phương án quản lý – vận hành cũng như cung cấp dịch vụ

– Trao đổi với khách hàng và thu nhận phản hồi về chất lượng dịch vụ cung cấp

2. Tiến hành khảo sát tại dự án với nhân sự các bộ phận khác

– Liên hệ với đối tác để thu xếp lịch và cuộc hẹn khảo sát dự án

– Thu thập thông tin dự án bằng các nguồn khác nhau

– Gửi thông tin cho đối tác về các tài liệu đối tác cần chuẩn bị để phục vụ công tác thiết lập phương án quản lý – vận hành tòa nhà

– Tiến hành khảo sát sơ bộ dự án

– Liên hệ với nhân sự quản lý các bộ phận liên quan như bộ phận vận hành – bảo dưỡng, bộ phận quản lý nhà bếp, bộ phận dịch vụ bố trí nhân sự tiến hành khảo sát tại dự án

– Bố trí phương án di chuyển để thực hiện công việc khảo sát

– Trao đổi với đối tác trong quá trình khảo sát để xác định rõ ràng hơn nhu cầu

– Làm việc với đối tác thu thập thông tin, tài liệu cần thiết để phục vụ công tác thiết lập phương án quản lý – vận hành tòa nhà

– Thu thập thông tin về đánh giá hiện trạng tòa nhà từ các bộ phận liên quan, từ nhân sự tiến hành khảo sát trực tiếp

– Lưu trữ thông tin dự án

3. Xây dựng đề xuất quản lý – vận hành tòa nhà và các dịch vụ khác

– Căn cứ thông tin thu thập liên quan đến dự án và qua quá trình khảo sát, thiết lập bộ máy quản lý – vận hành tòa nhà hoặc nhân sự cung cấp các dịch vụ khác

– Lập đề xuất cung cấp dịch vụ

– Lập ngân sách cho dự án

– Xin ý kiến chỉ đạo, điều chỉnh phương án

– Gửi đề xuất cho phía đối tác, điều chỉnh phương án theo yêu cầu của phía đối tác

– Bảo vệ phương án quản lý – vận hành và cung cấp dịch vụ

4. Thực hiện công tác chuẩn bị hồ sơ tham dự thầu

– Thu thập thông tin mới thầu thông qua các nguồn khác nhau

– Tham gia mua hồ sơ mới thầu

– Thực hiện các công việc chuẩn bị hồ sơ đấu thầu cung cấp dịch vụ

– Nộp thầu

5. Lập hợp đồng kinh tế và chỉnh sửa, trình ký

– Căn cứ đề xuất cũng như nhu cầu của khách hàng, thương thảo sơ bộ và thiết lập hợp đồng, phụ lục cung cấp dịch vụ

– Gửi xin ý kiến các trưởng bộ phận, các lãnh đạo có liên quan trong nội bộ công ty

– Gửi bản thảo cho đối tác xem xét và cùng thống nhất điều chỉnh

– Trình ký và chuyển đối tác ký

– Hoàn thiện ký kết hợp đồng, chuyển hợp đồng bản gốc cho phòng Hành chính – nhân sự, lưu trữ và chuyển bản sao cho các bộ phận liên quan

6. Nghiên cứu triển khai các dự án mới

– Nghiên cứu các dự án mới

– Phối hợp cùng đồng nghiệp trong công tác nghiên cứu

– Trình bày kết quả nghiên cứu và điều chỉnh

– Áp dụng nghiên cứu vào thực tiễn

– Các công việc khác theo yêu cầu của quản lý